Kundecase / European Wood Corporation
EWC: "Digitale oprindelsescertifikater sparer os for dagevis af ventetid"
Er det her din hverdag:
Du udfylder dit oprindelsescertifikat på computeren, printer det ud og afleverer det til en speditør, som afleverer det tilbage, når det har været forbi et handelskammer og i hænderne på en kurér eller eller postvæsenet.
Processen tager typisk flere dage, og det gør det nærmest umuligt at vide, hvornår du kan sende dine varer afsted.
Sådan så hverdagen ud for Brian Nielsen, direktør i European Wood Corporation (EWC), og hans medarbejdere, før de besluttede sig for at lave digitale oprindelsescertifikater. Nu kan certifikater udfyldes-, godkendes- og modtages inden for 1 time.
Kundecasen på 10 sekunder
- EWC brugte speditører og postvæsen til at fragte oprindelsescertifikater frem og tilbage fra myndigheder og rundt i verden.
- Det kunne tage op til 14 dage, før de godkendte certifikater blev leveret hos modtageren.
- Ventetiden på certifikater gjorde det svært at vide, hvornår produkter kunne afsendes.
- EWC begyndte, fra den ene dag til den anden, at lave digitale oprindelsescertifikater på ClearView Trade-platformen.
- Platformen er direkte forbundet med de danske handelskamre, og certifikaterne kan derfor sendes- og godkendes digitalt.
- EWC modtager nu deres digitale oprindelsescertifikater inden for 1 time.
- De sparer penge på fragt, de kan arbejde tættere på deres deadlines og de har mere tid til at træffe de rigtige beslutninger i eksportprocessen.
Upraktisk- og tidstung løsning gik ud over hastigheden
Inden Brian Nielsen og hans kolleger blev introduceret til Traid-platformen, ventede de utallige dage på deres oprindelsescertifikater. Hvis de endda dukkede op. Certifikaterne blev enten bestilt i Kolding eller i EWCs Vietnam-afdeling, hvorefter de skulle fragtes til godkendelse hos myndighederne.
Efter godkendelsen blev certifikaterne fragtet tilbage til Kolding, og så skulle man tro, at processen var veloverstået og færdig. De godkendte certifikater skulle dog lige fragtes til modtagerlandet, før Brian kunne ånde lettet op og krydse forsendelsen af i sin logbog. Denne langtrukne proces betød, at det oftest tog langt over en uge, før det godkendte certifikat lå på modtagerens bord.
Bortkomne certifikater var hverdag
Udover de lange ventetider, kæmpede Brian også med andre certifikatrelaterede udfordringer i hverdagen. Det var nemlig ikke unormalt, at de fysiske certifikater gik i stykker eller forsvandt, imens de var undervejs. Tastefejl i selve certifikatet kunne også sætte en kæp i hjulet på eksportprocessen. Det er alt sammen udfordringer man lærer (og er tvunget til) at leve med, når man arbejder med fysiske certifikater. Brian lægger da heller ikke skjul på, at de havde op til 50 tilfælde om måneden, hvor der var sket et eller andet uheld med deres certifikater.
Der er ikke noget at sige til, at Brian var ivrig efter at finde en løsning, der kunne reducere mængden af spildtid, fejl og frustrerede medarbejdere – og den løsning fandt han i Traid-platformen.
Fra fysiske- til digitale certifikater på blot én dag
Da Brian opdagede potentialet i at digitalisere sine oprindelsescertifikater, sprang han på vognen med det samme. Han havde nemlig ikke noget at miste, da den manuelle proces var så bekostelig.
Efter den første samtale med Traid, spurgte direktøren straks sin bank og udvalgte kunder til råds. Da de ingen indvendinger havde, tog han springet og bestilte det første digitale oprindelsescertifikat, blot dagen efter at have opdaget løsningen. Brian har ikke kigget sig tilbage en eneste gang, siden:
>>
Fordele ved at bruge digitale oprindelsescertifikater
Oprettelse af et fysisk certifikat - i papirform:
- Du skal vente i op til flere dage på at få dine certifikater
- Mange oplever, at certifikater bliver væk i posten
- Du skal betale for forsendelse, bud eller kurér
- Mister du certifikatet, skal du bestille et nyt
Oprettelse af oprindelsescertifikat med platformen:
- Du har typisk adgang til certifikatet indenfor 1 time
- Certifikatet udfyldes automatisk på Traid-platformen
- Du kan altid finde certifikatet i platformen
- Du kan dele certifikatet med kollegaer og samarbejdspartnere
- Dine samarbejdspartnere tager gerne imod det digitale certifikat
- Bankerne siger god for brugen af det
- Stort set alle verdens lande accepterer den digitale udgave
Nem overgang og øjeblikkelige resultater
Brian siger det så glimrende, når han forklarer, at de ikke havde nogen problemer med at komme i gang, og at det virkede med det samme. Resultaterne ved at skifte til digitale oprindelsescertifikater kan mærkes fra dén dag, du laver det første digitale certifikat.
Der er et stort uudnyttet potentiale i platformen for EWC. Med en integration mellem platformen og virksomhedens ERP-system kan certifikater nemlig udfyldes automatisk. Platformen trækker al forsendelsesinformation direkte ind i certifikatet, så Brians medarbejdere helt slipper for at indtaste data, når de skal lave et oprindelsescertifikat. På den måde er hele processen fuldkommen automatiseret, og et oprindelsescertifikat kan bestilles på blot få klik.
Digitale certifikater accepteres af kunderne
EWC eksporterer hovedsageligt træ til lande i Fjernøsten, og den danske virksomhed har ikke stødt på en eneste kunde, som ikke ville acceptere det digitale oprindelsescertifikat. Det var da heller ikke bekymring for accepten af certifikaterne, der gjorde, at Brian ikke skiftede til det digitale alternativ noget før: Han var ganske enkelt ikke klar over, at certifikaterne kunne digitaliseres.
>>
Undersøgelser viser, at uvidenhed er den simple årsag til, at overraskende mange endnu ikke laver certifikaterne digitalt. Vi oplever også en del, der siger, at de er bange for, at kunderne ikke vil acceptere de digitale certifikater, men virkeligheden er en komplet anden.
De digitale oprindelsescertifikater fylder mere og mere i eksportbranchen. De er meget nemmere at håndtere, og de er desuden langt mere sikre end de fysiske certifikater. Det internationale handelskammer, ICC, bruger store mængder energi på at udbrede brugen af de digitale oprindelsescertifikater. De bekræfter desuden, at det digitale certifikat accepteres verden over. Du kan læse mere om ICC’s holdning til det digitale oprindelsescertifikat her.
Digitalisering gør det lettere for toldmyndighederne
Importprocessen bliver også mere smidig for de internationale toldmyndigheder. Digitale certifikater giver internationale toldmyndigheder digital adgang til oprindelsescertifikatet direkte efter oprettelse og sikrer dermed en hurtigere toldbehandling hos jeres kunder. Det digitale oprindelsescertifikat opleves også som mere sikkert, da QR-koden giver alle modtagere mulighed for at verificere indholdet og ægtheden af certifikatet.
Digitalisér dine certifikater – ”hvad har du at tabe?”
Afslutningsvis kommer Brian med et råd til andre virksomheder, der endnu ikke laver digitale oprindelsescertifikater. Han opfordrer virksomheder til at prøve det af, for som han siger: ”Hvad har man at tabe”? Den manuelle proces er simpelthen så omfattende og langtrukken, at der kun er fordele ved at skifte til digitale certifikater.
Er du interesseret i at finde ud af, hvad digitale oprindelsescertifikater kan gøre for din virksomhed? Kontakt vores salgsafdeling, og hør, hvordan du kommer i gang allerede i dag!
Bagom European Wood Corporation
European Wood Corporation har eksporteret træ til hele verden siden 1993.
De eksporterer europæisk træ, og deres hovedmarked er Asien. De eksporterer både råtræ direkte fra skoven samt semi-bearbejdet træ fra savværker.
Deres træ stammer hovedsageligt fra Tyskland, Frankrig, Belgien og Danmark.
Læs mere om European Wood Corporation: ewc-export.com
Del artikel
Kundecases du måske er interesseret i
Danish Crown fjerner stress med digitale fødevarecertifikater
Hvordan fjerner du stress og minimerer fejl med digitale fødevarecertifikater i en travl hverdag? Læs med her, og bliv inspireret af, hvordan Danish Crown i Vejle har fået masser af daglige gevinster.
DISA: “Vi får nu vores digitale oprindelsescertifikater monsterhurtigt”
DISA digitaliserede deres oprindelsescertifikater og sparer store mængder tid og penge på håndtering. Oplev alle fordelene ved at lave dine oprindelsescertifikater digitalt.
Automatisering tillader Palsgaard at vækste uden at bruge flere ressourcer
Kunne du tænke dig at vækste din virksomhed uden at bruge en masse ekstra ressourcer? Oplev, hvordan Palsgaard sparer tid og penge på at lave deres fødevarecertifikater på Traid-platformen.
Book en præsentation, og oplev platformens mange fordele
Få den fulde oplevelse af et komplet digitaliseret workflow og et samlet overblik fra ordre til levering. Book en tid til en personlig demonstration af Traid-platformen med det samme.
- Reducerer risikoen for fejl markant
- Automatiserer manuelle og tidskrævende processer
- Nedsætter jeres Co2-forbrug via digitalisering
- Hæver trivslen blandt medarbejdere
- Integrerer med myndigheder, transportører m.m.
